SEPUTARAN.ID, BANJARMASIN – Balai Bahasa Provinsi Kalsel Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi (Kemendikbud Ristek) bersama Depo Arsip Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispersip) Kalsel menggelar audensi Tata Kelola Kearsipan.
Kepala Dispersip Kalsel Sri Mawarni menjelaskan, tata kelola kearsipan adalah rangkaian kegiatan mengelola arsip, mulai dari penciptaan, penerimaan, pengolahan, penyimpanan, pemeliharaan, hingga penyusutan.
Menurutnya, kegiatan tata kelola arsip dengan tujuan menjaga arsip agar tetap teratur, mudah diakses, dan aman. Tata kelola kearsipan yang baik sangat penting untuk menjaga informasi yang akurat dan dapat dipertanggungjawabkan, mendukung pengambilan keputusan, serta memastikan kepatuhan terhadap regulasi.
“Dispersip Kalsel beryukur dan mengapresi adanya audensi tata kelola kearsipan ini bersama Balai Bahasa,” ucapnya.
Mengingat, kata dia, tata kelola kearsipan sangat penting, karena berguna untuk menjaga informasi, mendukung pengambilan keputusan, memastikan kepatuhan, meningkatkan efisiensi dan melindungi arsip.
“Tata kelola kearsipan juga mencakup langkah-langkah untuk melindungi arsip dari kerusakan, kehilangan, dan akses yang tidak sah,” tuturnya.
Adapun langkah-langkah dalam tata kelola kearsipan, yakni penciptaan dan penerimaan arsip, pengolahan arsip, penyimpanan arsip, pemeliharaan arsip, serta penyusutan arsip.
Langkah-langkah ini misalnya, mencatat dan mengklasifikasikan setiap arsip yang masuk, mengatur arsip sesuai dengan sistem klasifikasi yang telah ditetapkan, seperti sistem abjad, nomor, subjek, atau kronologis.
Kemudian menyimpan arsip dalam media yang sesuai (fisik atau digital) dan dalam lokasi yang aman, melakukan perawatan dan perlindungan arsip agar tetap terjaga kualitasnya. Termasuk menghapus atau memusnahkan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna sesuai dengan jadwal retensi yang telah ditetapkan.
“Tak kalah penting, adalah digitalisasi arsip dan keamanan data,” imbuhnya.
Ia mengharapkan, dari audensi ini dapat memberikan rumusan yang bermanfaatkan dan bisa diterapkan oleh instansi terkait, khususnya bidang kearsipan. (sdy/smr)
