SEPUTARAN.ID, BANJARBARU – Arsip dokumen fisik yang terus menumpuk akhirnya akan banyak memakan tempat. Terkadang ada beberapa lembaga/kantor yang menyiasati arsip habis masa retensi dengan dijual sehingga memperoleh keuntungan.
Menjual arsip, umumnya dalam bentuk kertas, kepada pengepul dapat memberikan keuntungan. Padahal menjual arsip dilarang.
“Bisa jadi kalau dijual akan menjadi bungkus jualan. Tidak boleh arsip dijadikan bungkus kacang,” tegas Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispersip) Kalimantan Selatan (Kalsel) Hj Nurliani MAP, saat acara pemusnahaan arsip tahun 2024, di Depo Arsip Pemprov Kalsel, Selasa (17/12/2024) pagi.
Ia menegaskan, tindakan menjual arsip itu dilarang. Bahkan bisa dikenai sanksi pidana.
Pengelolaan arsip memiliki aturan yang telah ditetapkan pada Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Selain itu juga terdapat dalam Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009.
Sesuai peraturan dan UU tersebut telah diatur prosedur pengarsipan umum yang wajib diberlakukan di Indonesia. Mulai dari penerbitan penciptaan arsip, pengelolaan dan pemeliharaan, penyusutan volume arsip dengan cara dimusnahkan.
“Jadi, jika dokumen arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna telah menumpuk dan ingin dibuang, jangan dijual. Karena prosedurnya adalah dimusnahkan,” tuturnya.
Bunda Nunung mencontohkan, perhatikan kertas yang digunakan untuk membungkus gorengan atau bungkus kacang. Nah, tak jarang bukan menemukan bungkus tersebut merupakan dokumen-dokumen resmi yang memiliki informasi penting dan bersifat pribadi.
“Inilah dampak yang ditimbulkan dari menjual arsip yang sudah habis masa retensi. Penyebarannya tidak bisa dipantau dan dikendalikan. “Ditakutkan arsip-arsip kadaluarsa yang dijual malah disalahgunakan oleh pihak-pihak tidak bertanggung jawab,” katanya.
Apalagi jika arsip tersebut merupakan dokumen negara, kejadian seperti ini akan melibatkan polisi dan akan dilakukan pengusutan. “Dan ujung-ujungnya, pelaku akan diberikan sanksi administratif berupa denda yang cukup besar,” jelasnya.
“Karena arsip tidak boleh dijual, penting untuk kita mengetahui bagaimana cara memusnahkan arsip yang baik dan benar sesuai dengan SOP yang berlaku,” pungkasnya.
Di penghujung 2024, Dispersip Kalsel memusnahkan arsip habis masa retensi dari tiga instansi.
Rinciannya, Badan Koordinasi Penyuluhan (Pertanian Perikanan dan Kelautan) Kalsel sebnyak 1.901 berkas kurun waktu tahun 2004-2019, Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Provinsi Kalsel sebanyak 472 berkas kurun waktu 1966-2001, dan RSUD Dr HM Anshari Saleh sebanyak 514 berkas kurun waktu 1982-2007.
“Total arsip yang kita musnahkan hari ini dari tiga SKPD pembuat sebanyak 2.077 berkas dengan kurun waktu 1966 hingga 2019,” ungkap Kepala Bidang Pengelolaan Kearsipan Dispersip Kalsel, Wildan Akhyar. (sdy/smr)